如何掌握員工訓練需求

作者：北區評核委員　吳俊明

行政院勞工委員會職業訓練局為提昇職業訓練品質自2004年起，參考ISO10050指導方針及英國IIP制度，建立我國國
家訓練品質制度（Taiwan Train Quali System簡稱TTQS）針對事業單位及公（工）、協會附設職訓機構，或民間
職訓訓機構辦理訓練品質評核。近年來職訓局已將訓練品質制度與在職訓練之委辦和補助結合，將事業單位申請人力
提昇計畫，其補助金額在一定數額者，納入評核範圍；法人或訓練機構申請產業人才投資方案，亦須通過評核，達到
過門檻以上，始能接受委辦訓練。經由此一措施之實施，對訓練品質提昇確已見功效。受評單位亦肯定 TTQS制度對
職業訓練品質提昇之效能，且申請輔導或派員參加 TTQS相關訓練之人數，亦逐年增加。惟因受評機構規模大小不一
，有些機構並無專門辦理職訓人員或辦理訓練人員對職訓業務的了解程度，都會造成評核結果的差異，也因此對TTQS
制度的評價不一。

近年來事業單位為了提昇員工專業能力，達成組織營運目標，對於職業訓練工作均甚為重視。但因事業單位規模不一，
對於職訓之規劃與推動，就產生很大的差異。較具規模的公司，有獨立的訓練單位，並有專職訓練承辦人員，也會派員
參與 TTQS的相關專業課程，因此對訓練體系的建立、訓練目標的設定、訓練需求的掌握及訓練成果的評估等，均有完
整的機制及流程。但多數中小企業因員工人數少，有關人資或訓練業務，往往由一般行政人員或財務人員兼辦，對於訓
練的規劃缺乏專業知識，因此所規劃的教育訓練課程，與公司的年度營運計劃或員工的需求較難有連結性，也就無法達
成訓練預期績效。

TTQS分為五大構面，包括Plan計畫、Design設計、Do執行、Review查核及 Outcome成果，這五個項目是環環相扣，
互有關連。但其中仍以訓練需求的掌握最為重要。因為如果訓練部門所規劃的訓練課程，並非組織或員工所需求的課程
，就無法發揮訓練的價值，可能造成浪費。所以對訓練需求的調查與分析，關係到組織績效及訓練成效，訓練部門單位
或人員在規劃訓練課程時，必須要能充分掌握訓練需求。由於中小企業大都未設訓練部門，訓練規劃以主管的認知為主
，承辦人無法正確掌握訓練需求，有些公司尚未建立職務說明書或工作說明書，因此無法提出職能落差分析，自然無法
規劃出有效的訓練計劃。訓練需求是訓練規劃的基礎，如果無法掌握訓練需求，就無法規劃組織或員工所需要的訓練，
並據以訂定訓練課程，自然會減損訓練的價值，甚而淪為無效的訓練。是故，訓練需求分析應是規劃職業訓練計畫的基
礎，也是作為訓練主辦人員必須要具備的專業能力。
 

如何才能有效掌握訓練需求，這是許多承辦訓練人員想要了解的。所謂訓練需求，就是訓練需要。在組織中，哪個部門
需要訓練？哪些人需要訓練？需要何種訓練？此皆要依賴訓練需求分析。要掌握訓練需求，可以由組織分析、工作分析
及人員分析三個方面來進行，茲分述如下：
一、組織分析：組織分析主要著重在掌握組織的願景、使命、短、中、長程目標及年度營運目標，期藉由訓練達成組織
　　的目標與任務。同時針對組織現有的結構及未來發展需要，規劃培育各項所需人才，並改善組織內部氣氛，建立和
　　諧有效的組織，期以發揮組織的最大功能。在組織分析方面，可以針對下列項目做進一步分析。
　　1.組織目標：經由組織的願景、使命及營運目標，找出訓訓練需求。即根據組織的營運需要，了解為達成營運目標
  　　， 針對哪些部門，哪些人員需要接受何種訓練，據以規劃訓練課程。

　　2.組織結構：針對目前組織結構進行分析，了解組織結構是否失衡，有無造成管理問題，是否有人員專業知識不足
　　   問題，並配合未來組織擴充對人力之需求方向，據以規劃訓練課程。

　　3.效率指標：組織中各部門是否能達成預期績效，如組織績效未能達成，與人員工作技能不足有關，或為達成預期
   　　績 效，必須加強員工職能之養成，因而會產生訓練需求，則須對人員加以訓練。另客戶對公司的產品或服務有所
   　　抱怨，產品的不良率增加，或生產時程未能符合進度等問題發生，都須進一步分析其原因為何，是否與員工工作
　　   技能有關，如果係員工工作技能不足或工作態度不佳，則有訓練需求之產生。
　　4.組織氣氛：組織氣氛之良窳，攸關組織績效的達成。在組織氣氛不良的工作環境下，容易造成員工對組織的向心
   　　力降低、員工對組織的滿意度差、員工出勤率差及離職率高的現象，自然會影響組織的績效。組織氣氛的良窳，
   　　影響因素固然很多，但與管理人員的管理方式，也有密切關係。如何提高管理人員的職能、提供正確的管理方法
   　　，也會產生訓練需求。

二、工作分析：是指對於某項工作，藉由實地觀察，進行分析與研究，以了解該項工作的內容，以及從事該項工作所應
　　具備之知識與能力，及該項工作與其他工作的不同。
　　工作分析可透過觀察法、問卷法、面談法或小組討論方式進行。工作分析的結果，可做成工作說明書，以作為員工
　　招募與甄選、人力資源規劃、員工訓練與發展、工作績效評估、職業災害之預防等依據。每一員工均應有其工作說
　　明書，工作說明書應包括：員工應具備之核心職能及一般職能。訓練單位在規劃訓練時，可依據員工工作說明書，
　　做員工職能盤點，調查員工職能缺口，作為訓練課程訂定之依據。
 

三、人員分析：針對工作人員個人做分析，了解其所具備知專業職能及一般能力，作為職位安置的依據。如果員工對所
　　安置的工作無法勝任，其主要原因在於技能不足時，即可透過訓練來提昇其職能。

另對員工進行調職或升遷時，都可先進行分析，了解該員工是否具有應具備之職能，以作為訓練規劃之依據。

綜上，訓練需求攸關訓練的績效，因此訓練單位在做訓練規劃時，要先確認組織及員工之訓練需求，以免造成訓練的效
果不彰。因此如何做好訓練需求分析，是每一個訓練主辦人員應有的認知。無論任何訓練，均先要掌握正確的訓練需求
，根據正確的訓練需求，據以規劃訓練課程，訂定訓練目標，據以執行，才能讓訓練績效有效彰顯。

本文轉載自：TTQS 專家文選